定制桌面软件报价清单应明确谁会使用应用程序、应用程序运行在哪里、数据如何流转，以及如何验收安装。向供应商提供相同的工作流程、示例文件和测试条件，以便比较报价包含的工作、排除项和假设。
梳理用户、工作站和核心工作流程
描述一个完整任务：由谁发起、输入或导入哪些内容、适用哪些检查、由谁审批，以及以什么输出作为任务结束。也要包括更正和失败步骤，而不只是成功完成的界面。
列出工作站数量、同时使用人数、共享终端、地点、外围设备，以及任何要替换的现有应用程序。区分日常用户与获准安装或管理软件的人员。如果记录必须在不同设备之间共享，请先比较桌面业务系统与基于 Web 的业务系统，再确定架构。
明确操作系统和数据处理方式
注明目标操作系统版本和处理器架构，而不只是写“桌面端”。询问提案包含对哪些组合进行测试和支持。
选择使用独立的工作站数据库，还是使用共享记录源。独立数据库需要数据传输或同步方案；共享服务器则需要约定连接中断时的处理方式。如果需要同步，应明确如何解决相互冲突的编辑。
说明预期记录量、附件大小、保留需求、备份责任和恢复要求。要求在单独的安装环境中演示恢复：仅创建备份文件，并不能证明记录可以恢复。
明确导入、导出、报表和访问权限
附上经过匿名化处理、但保留真实结构和边缘情况的文件。对于替换项目，也请查看从电子表格迁移到业务系统的项目说明。
| 要求 | 在项目说明中注明 | 验证步骤 |
|---|---|---|
| 导入 | 文件格式、列、编码、日期规则、重复项处理方式和无效行处理方式 | 导入约定的示例，并核对已保存、已拒绝和重复的记录。 |
| 导出 | 格式、列、筛选条件和权限规则 | 在预期的接收工具中打开导出文件，并比较标识符和合计值。 |
| 报表 | 计算规则、筛选条件、舍入方式和打印版式 | 使用相同记录，将结果与已批准的计算结果进行比较。 |
| 角色访问权限 | 谁可以查看、创建、编辑、删除、导出和管理 | 针对每种角色，测试允许执行和禁止执行的操作。 |
区分应用内权限与操作系统文件访问权限。询问本地数据库文件、导出文件和备份如何受到保护；隐藏按钮并不能证明访问已被阻止。
确认安装和文档包含哪些内容
桌面软件开发入门项目范围列出了安装程序包和用户文档。询问这些交付物在您的目标设备上具体涵盖哪些内容。
请供应商确认前置条件、管理员权限、离线安装、签名要求和第三方许可证。约定更新如何保留数据、升级失败时如何回退，以及卸载是否会删除记录。
要求在权限级别符合约定的干净设备上进行安装测试。请提供涵盖日常任务和导入错误的用户指南，以及涵盖配置、备份和恢复的管理员说明。明确后续变更后由谁维护这些说明。
根据文件和验收标准核对项目范围
批准报价前，要求提供项目范围矩阵，将每项要求标记为包含、排除或可选，并列出相关假设和验证方法。
- 在指定的操作系统上，使用您的示例文件运行约定的工作流程。
- 根据已批准的预期结果，核对导入记录、报表合计值和导出结果。
- 记录由谁签字验收、如何处理缺陷，以及如何将范围变更作为单独批准的工作处理。
在提案中分别列出应用程序开发、历史数据清理、一次性迁移、培训和上线后维护。确认源代码交接、构建说明和未来操作系统更新的责任归属，不要假定上线支持会涵盖这些事项。
常见问题
本地存储是否意味着应用程序可以离线运行？
不一定。询问哪些工作流程依赖登录服务、外部 API、许可证检查或共享数据。断开网络后测试约定的离线工作流程，包括网络恢复后会发生什么。
一个安装程序是否适用于所有操作系统？
不要想当然地认为如此。要求提供交付物和测试矩阵，注明报价包含的每种操作系统、处理器架构、安装程序格式和升级路径。确认由谁负责准备和测试每个安装包。
请求报价前：提供目标操作系统、工作站和同时使用人数、安装地点、工作流程说明、匿名化文件、角色规则、备份需求，以及现有代码或数据库的详细信息。将这份说明交给 Manboo Studio，以讨论需求，并要求书面列明包含项、排除项和验收测试。